Public Projeto Institucional #399

Tribunal de Justiça do Estado do Piauí e Sociedade. 

Disponibilização de Cartilha digital sobre a gestão da mudança e apresentação de Relatório circunstanciado à Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, com sugestões acerca das situações evidenciadas sugerindo mecanismos e ações a serem implementadas para a promoção de uma cultura de Gestão da mudança. 

- Realização de diagnostico/mapeamento das mudanças organizacionais ocorridas nos últimos 4 anos, relacionadas aos processos de contratação no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí. - Documentação de todas as mudanças incrementais identificadas, correlacionando as causas e efeitos visualizados nos aspectos processos, estrutura, cultura e pessoas, relacionadas aos processos de contratação no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí. - Apresentação de Relatório circunstanciado à Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, com sugestões acerca das situações evidenciadas, contendo sugestões de mecanismos que possibilitem à gestão do biênio 2023/2024 bem como às subsequentes unidades, a adoção, dentre outras, das seguintes medidas: - Desenvolvimento de uma estratégia de gestão da mudança que englobe comunicação efetiva, treinamento e engajamento dos colaboradores; - Monitoramento do progresso do impacto das mudanças implementadas, e gerenciamento dos casos de resistência à mudança; - Identificação e implementação de incrementos organizacionais que possibilitem trazer melhorias contínuas ao longo do tempo e - Promoção de uma cultura de aprendizado e inovação, incentivando os colaboradores a contribuírem com ideias e sugestões para o aprimoramento contínuo da organização. 

O aumento da eficiência é uma busca da Alta Gestão para o biênio 2023-2024. Atenta a isso, a Superintendência de Licitações e Contratos (SLC) está sempre procurando inovar e melhorar os processos internos nos procedimentos de aquisição para o Tribunal de Justiça do Estado do Piauí. Com isso, foi criado o Programa Licitações Eficientes, o qual busca como resultado, por meio das entregas dos diferentes projetos que o compõem, no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, a aplicação racional dos insumos e recursos disponíveis, a produção de alternativas criativas frente aos recursos e processos existentes, o aperfeiçoamento dos fluxos e processos, a obtenção de resultados conforme a competência de cada setor, a relação conceitual positiva entre eficiência e economicidade e, a eficiência técnica e econômica da SLC, dos setores administrativos e judiciais, que estejam direta ou indiretamente ligados à SLC, conforme os ditames da Lei 14.133/2021 e do Regimento Interno do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí. O objetivo do projeto é delinear um processo estruturado de gestão da mudança e incrementos organizacionais relacionados às contratações no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, partindo da análise de adaptação bem-sucedida das mudanças já implementadas, apontando diretrizes e ferramentas para minimizar a resistência e maximizar os benefícios obtidos com as transformações, bem como prospectar possíveis mudanças que possam ser implementadas. O escopo das sugestões de mudanças será definido em conjunto com a alta administração e as partes interessadas, identificando as áreas da organização que precisam passar por melhorias e transformações. Isso pode incluir mudanças em processos operacionais, estrutura organizacional, cultura corporativa, sistemas de informação e tecnologia, entre outros. Para fins de garantir efetividade no diagnóstico e prospecto a ser apresentado, será realizada uma análise aprofundada dos impactos das mudanças propostas. Neste diapasão, evidencia-se que se faz de extrema importância avaliar como as transformações afetarão os processos de trabalho, a estrutura hierárquica, os fluxos de comunicação, as habilidades necessárias dos colaboradores e a cultura organizacional. A análise também identificará os riscos associados à implementação das mudanças. O mapeamento e sugestões a serem apresentadas, terão como espinha dorsal os seguintes fatores: Estratégia de Gestão da Mudança: As sugestões deverão versar sobre uma estratégia abrangente de gestão da mudança, incluindo planos de comunicação, treinamento e engajamento dos colaboradores. A estratégia definirá as mensagens chave a serem comunicadas, os canais de comunicação a serem utilizados, os grupos de colaboradores que precisarão ser envolvidos e as etapas específicas do processo de implementação. Comunicação e Engajamento dos Colaboradores: As sugestões abordarão um plano de comunicação efetivo com o intuito de informar os colaboradores sobre as mudanças, seus propósitos e benefícios. Gestão da Resistência à Mudança: É de suma importância a inserção de plano para gerenciar a resistência à mudança, que envolva identificação das fontes de resistência, das preocupações dos colaboradores com as mudanças, de modo a promover o estreitamento das relações visando a superação dos obstáculos e a aceitação das mudanças. Monitoramento e Avaliação: O projeto deve contudo propiciar o estabelecimento de um sistema de monitoramento para acompanhar o progresso da implementação das mudanças e seus impactos, por meio de indicadores e outras ferramentas. 

O mundo vive em constante mudanças e tais mudanças se refletem sobremaneira também nos ambientes organizacionais, de modo que o tema "gestão da mudança" tem tomado cada vez mais protagonismo nas decisões estratégicas e gerenciais, tanto de empresas como de órgãos públicos, afinal a mudança é algo inerente e necessário, porém, é imprescindível que seja gerenciada de modo a equalizar ás práticas atuais às novas práticas, promovendo assim incrementos positivos para a Instituição. A estrutura organizacional passa por alterações quando uma nova unidade administrativa é criada para executar os processos operacionais transversais. Esses processos costumavam ser realizados de maneira descentralizada, em uma dinâmica de fornecedor/cliente, com níveis de serviço predefinidos que antes não existiam. Tal mudança permite que a organização concentre maior atenção em suas atividades finalísticas, fortalecendo assim sua estratégia institucional. Muitas são os motivos que desencadeiam a necessidade de uma gestão das mudanças para um órgão Público, dentre eles: Necessidade de adaptação às demandas sociais: Ao ponto que os órgãos públicos são responsáveis por atender às necessidades e expectativas da sociedade, que por sua vez estão em constante evolução. Neste ponto a gestão da mudança é essencial para garantir que os órgãos públicos possam se adaptar e responder de forma eficaz a essas mudanças, ajustando suas estratégias, políticas e práticas de acordo com as necessidades emergentes. Aumento da eficiência, eficácia e efetividade: Os órgãos públicos estão constantemente buscando maneiras de melhorar a eficiência, eficácia e efetividade das suas ações, ou seja, da atividade que elas se propõe a desempenhar. Desta Forma a gestão da mudança permite identificar oportunidades de aprimoramento e implementar incrementos organizacionais que visam otimizar processos, reduzir burocracias, eliminar redundâncias e promover a inovação. Melhoria dos serviços públicos: A gestão da mudança é fundamental para garantir que os serviços públicos sejam de alta qualidade, acessíveis e efetivos. Ao implementar incrementos organizacionais, como a adoção de novas tecnologias, a melhoria dos processos de atendimento ao público ou a capacitação dos servidores, é possível aprimorar a experiência do cidadão e proporcionar um serviço público mais ágil, transparente e orientado para resultados. Respostas a desafios e crises: Os órgãos públicos frequentemente enfrentam desafios significativos, como mudanças legislativas, crises econômicas, emergências de saúde pública, entre outros. A gestão da mudança permite uma adaptação rápida a novas circunstâncias, redefinição de prioridades e implementação de soluções para enfrentar esses desafios de maneira eficaz. Engajamento dos servidores públicos: Os servidores públicos desempenham um papel fundamental na execução das políticas e no fornecimento de serviços públicos. A gestão da mudança permite envolver e engajar os servidores nesse processo de transformação organizacional. Ao promover uma cultura de mudança, fornecer treinamento adequado, comunicar claramente os objetivos e incentivar a participação dos servidores nas decisões, é possível obter o comprometimento necessário para implementar as mudanças com sucesso. Em análise ao contexto passado recente e, também, o atual do Poder Judiciário Estadual Piauiense, verifica-se que, principalmente em decorrência do formato de gestão cíclica, ou seja a cada 2 (dois) anos, muitas mudanças são promovidas, afetando todo o contexto organizacional do Órgão, sendo que muitas vezes as mudanças são tantas e implementadas de forma abrupta, e ainda mais sem a devida gestão, que acaba por prejudicar o amadurecimento e fortalecimento da gestão estratégica e do atingimento dos objetivos organizacionais. Desta forma o presente projeto se propõe a analisar os cenários mais recentes de mudança ocorridos neste Tribunal, pontuando as dimensões e demais aspectos de tais mudanças, evidenciando os gargalos identificados e potencias fatores críticos de sucesso que possam ser enfrentados para uma melhor aproveitamento do ambiente de gestão da mudança no âmbito do Poder Judiciário Piauiense. Portanto, resta fundamentado e justificado o presente projeto frente às necessidade e às expectativas da gestão do TJPI.