Public Projeto Institucional #323

Alta Gestão do TJPI, SLC e demais servidores internos. 

Painéis Gerenciais da Licitação criados em Qlik View. 

Entre os diversos benefícios obtidos ao final projeto, podemos identificar: Acesso rápido as informações: Com os painéis gerenciais, é possível ter acesso rápido e fácil a informações relevantes sobre o andamento dos procedimentos administrativos. Isso permite que a Alta Gestão e os servidores do setor tenham as informações necessárias para tomar decisões de forma mais ágil e eficiente. Gestão de recursos e distribuição de trabalho: Através dos painéis gerenciais, é possível ter uma visão abrangente da distribuição de trabalho, tipos de procedimentos executados, recursos disponíveis, entre outros. Isso possibilita uma gestão mais eficiente dos recursos humanos e materiais, garantindo que os processos sejam tratados de forma adequada, contribuindo para a agilidade e produtividade do setor de licitações. Monitoramento de indicadores chave: Os painéis gerenciais podem ser configurados para monitorar indicadores-chave de desempenho relacionados aos procedimentos de contratação, como tempo médio de tramitação, valor estimado x valor contratado, tipos de procedimento por modalidade, quais setores que demandam mais contratações, entre outros. Essa monitorização contínua permite identificar gargalos, atrasos e áreas de melhoria, direcionando os esforços para aumentar a agilidade e produtividade nos procedimentos licitatórios do TJPI. Otimizar o tempo de análise: Os painéis gerenciais automatizam a coleta, organização e apresentação dos dados, eliminando a necessidade de análises manuais demoradas. Isso economiza tempo valioso para os gestores, permitindo que eles se concentrem em interpretar os resultados e tomar ações estratégicas. Análise de dados para tomada de decisões: Os painéis gerenciais facilitam a análise de dados e informações relevantes para a gestão administrativa do sistema judiciário. Com base nessas análises, os gestores podem tomar decisões mais embasadas e estratégicas, direcionando recursos, identificando áreas de melhoria e promovendo a inovação na administração do sistema. Aprimorar a transparência e Accountability: Ao disponibilizar dados e métricas-chave de desempenho em tempo real, os painéis gerenciais promovem a transparência organizacional. Isso ajuda a criar uma cultura de responsabilidade, em que os gestores podem monitorar o progresso e compartilhar resultados de forma clara e objetiva, principalmente com os recursos orçamentários disponíveis. 

Inicialmente é relevante destacar que atualmente o Tribunal de Justiça do Estado do Piauí está em evidente ascensão no que diz respeito à utilização do Business Inteligence (BI), que é um conjunto de práticas que visam proporcionar dados e informações relevantes para a gestão eficiente de uma organização. Para tanto, abarca processos que vão desde a coleta e organização de dados sobre determinados assuntos até a sua análise e disseminação. A utilização do BI tem vários benefícios como a compreensão da organização de forma mais profunda e ampla, embasamento para tomada de decisão estratégica, crescimento e inovação constantes. Para consecução desses benefícios, o TJPI busca aplicar o BI no setor público através da coleta, organização e análise de dados, os quais são compartilhados entre os atores envolvidos para que estes possam ter uma visão gerencial das informações e com isso possam executar tomadas de decisões mais embasadas e estratégicas, direcionando recursos, identificando áreas de melhoria e promovendo a inovação na administração do sistema. O Qlik View é uma solução de BI que permite criar análises guiadas orientada ao usuário, que auxilia na tomada de decisões a partir de fontes diversas de conhecimento, dados, pessoas e ambiente. Entre as diversas características do Qlik View, podemos citar: Análises guiadas: experiências analíticas controladas que podem guiar os funcionários para descobrir insights e tomar decisões significativas; Consistência: fornecimento de um conjunto de dados e aplicativos para utilização em toda a sua organização; Integração de dados: unificação de fontes de dados para uma visão completa das informações, dados e aplicativos gerenciados centralmente o que torna mais fácil descobrir insights; Escalabilidade corporativa: a análise guiada com a governança de dados e análises segura de nível corporativo; Customização: desenvolvimento de aplicativos personalizados com scripts Qlik View; Segurança: controle top-down de aplicativos de análise, permissões e gerenciamento de dados. Destaca-se o fato de que o Tribunal de Justiça do Estado do Piauí possui as licenças da ferramenta Qlik View à disposição, bem como possui servidores na Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STIC que possuem conhecimento da ferramenta, haja vista ser visualizado a utilização de diversos painéis gerenciais pelo TJPI nas mais diversas áreas. Vale reforçar que esses painéis existentes são vitais para o aumento de eficiência do Tribunal, nos quais podemos destacar o Painel de Monitoramento das Baixas Processuais do TJPI, Painel de Monitoramento de Medidas Protetivas de Urgência do TJPI, Painel de Indicadores de Desempenho, entre outros. Visualizando esse fato, a SLC viu no BI uma forma de criar um painel gerencial dos procedimentos de contratação, bem como no controle gerencial das Atas de Registro de Preços do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí. Com isso, verificou-se que o TJPI já possui um banco de dados que pode ser utilizado como balizador da criação dos painéis gerenciais, através do painel de licitações do TJPI (https://licitacoes.tjpi.jus.br/). A partir dessa ideia inicial, foi traçado duas linhas de ação para a criação dos painéis: Informações gerenciais acerca das licitações; Informações gerenciais acerca das atas de registro de preços. Por fim, com auxílio da STIC, será solicitado a criação dos painéis, informando todos os dados necessários para sua criação, que serão advindos do sistema interno de licitações do órgão, a fim de compilar os dados e transformar em informação, para que os gestores e os stakeholders envolvidos possam ter uma ferramenta assertiva para melhorar as tomadas de decisão no âmbito do poder judiciário estadual. 

O BSC (Balanced Scorecard) é uma metodologia que traduz a estratégia da organização em objetivos ou macrodesafios estratégicos, indicadores, metas e iniciativas sob perspectivas equilibradas. É um um modelo de gestão estratégica que surgiu para desmistificar a visão de que, para obter sucesso, um negócio precisa focar unicamente em indicadores financeiros e contábeis. Ressalta-se que apesar disso, sua aplicação na administração pública é um desafio a vencer, pois exige especiação atenção para sua customização exitosa, pois esta ferramenta além de contribuir de maneira significativa para criação de uma cultura de medição e avaliação do desempenho no serviço público, o que permite a organização aumentar a sua capacidade de reação face às demandas externas. Para a estratégia nacional do Poder Judiciário foram adotadas as seguintes perspectivas: Sociedade, Processos Internos e Aprendizagem e Crescimento. A partir das perspectivas, criou-se o Mapa Estratégico do Ciclo 2021-2026 do poder judiciário piauiense, os quais possuem desdobramentos em cada macrodesafio criado pelo TJPI. O projeto Gestão a Vista possui relação direta principalmente com os seguintes desdobramentos, a saber: III - Agilidade e produtividade na prestação jurisdicional: acesso rápido às informações, identificação de padrões e tendências, gestão de recursos e distribuição de trabalho, entre outros IX - Aprimoramento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária: transparência e prestação de contas, monitoramento de indicadores chave, análise para tomada de decisões, identificação de gargalos e otimização de processos, entre outros. XI - Modernização da Gestão Orçamentária e Financeira: Estabelecer uma cultura de adequação dos gastos ao atendimento das necessidades prioritárias e essenciais dos órgãos da justiça, para obter os melhores resultados com os recursos aprovados nos orçamentos. Por fim, vale ressaltar que o Tribunal de Justiça do Estado do Piauí vem desenvolvendo, ao longo dos anos, programas e projetos voltados à melhoria contínua dos processos administrativos internos, em consonância com as Metas Nacionais do CNJ, em especial a Meta nº 9, a qual destina-se a estimular a inovação no Poder Judiciário.