Public Projeto Institucional #421

Identificação

Nome

Manual de Atividades da Coordenação de Receitas (CCREC): Edição Revisada e Ampliada. 

Unidade Executante

CCREC 

Número do Processo SEI

24.0.000013920-0 

Unidade Proponente

FERMOJUPI 

Clientes

Interno: Colaboradores lotados no FERMOJUPI; Externo: Demais unidades judiciais e extrajudiciais que possuem relação com os processos de trabalho do FERMOJUPI; 

Objeto(s) (Produto(s) entregue ao final)

Manual detalhado sobre as rotinas do CCREC, com passo a passo para guiar a realização das diversas atividades do setor, objetivando padronizar minimizar as rotinas, minimizando possibilidade de erros e inconsistências. O manual também possibilita o rápido treinamento e auto-aprendizagem. 

Status

Finalizado 

Início

15/02/2024 

Fim

12/04/2024 

Objetivo(s)

O objetivo final do projeto de revisão e ampliação do Manual de Atividades da Coordenação de Receitas (CCREC) é proporcionar benefícios significativos na gestão administrativa a Superintendência do Fermojupi e do Tribunal de Justiça do Estado do Piauí, os quais incluem: 1. Padronização Operacional: Implementação de procedimentos padronizados para todas as atividades da gestão documental e controle de receitas, reduzindo a possibilidade de erros e inconsistências; 2. Conformidade Legal: assegurando a conformidade com as legislações e normativas atualizadas, mitigando riscos legais e regulatórios; 3. Eficiência no Treinamento: Agilidade no treinamento de novos colaboradores e promoção da autoaprendizagem, agilizando a integração e o desenvolvimento profissional, ao passo em que servirá como material de consulta constante para toda a equipe. 4. Aumento da Eficiência Operacional: Otimização dos processos objetivando melhor eficiência, redução de custos e tempos de processamento, contribuindo para gestão de recursos humano mais eficaz. 5. Transparência e Accountability: Fortalecimento da transparência nas operações e da accountability, facilitando auditorias e reforçando a confiança das partes interessadas. 6. Capacidade de Adaptação e Melhoria Contínua: Criação de um recurso vivo, dinâmico, que se adapta às mudanças, garantindo a atualidade, relevância e utilidade contínua do manual, além da promoção de melhorias incrementais e constantes. Desta forma, se busca não somente a melhoria direta nos processos internos da Coordenação de Controle de Receitas, mas também fortalecer a estrutura organizacional, promovendo a cultura de excelência, responsabilidade e inovação contínua. 

Escopo

Escopo

O escopo deste projeto abrange o desenvolvimento de documento detalhado que mapeia todas as rotinas e procedimentos essenciais do setor. Documento que servirá como guia fundamental na práxis diária para a execução eficiente e padronizada das atividades relacionadas à gestão de receitas do Fermojupi. As etapas chave incluídas neste projeto são: 1. Levantamento e Análise das Atuais Práticas: Inicialmente, será realizado um levantamento detalhado das práticas atuais, envolvendo a revisão da primeira edição do manual e a identificação de áreas que necessitam de atualização ou expansão, considerando as mudanças nas legislações, tecnologias e processos internos. 2. Atualização da Legislação e Normativas: Integrar as mais recentes legislações e normativas que afetam diretamente as operações da CCREC, garantindo que o manual reflita as exigências legais e regulamentares atuais. 3. Desenvolvimento de Conteúdo: A elaboração de novos conteúdos, bem como a atualização dos existentes, para incluir procedimentos, políticas e melhores práticas que orientarão as atividades diárias da Coordenação de Receitas. Este conteúdo será desenvolvido em colaboração com especialistas de diferentes áreas da CCREC para garantir abrangência e precisão. 4. Design e Formatação: O manual será projetado para facilitar a leitura e o acesso rápido às informações. Isso inclui a criação de uma estrutura lógica, o uso de índices, gráficos explicativos, fluxogramas e outras ferramentas visuais para melhorar a compreensão e a aplicabilidade do manual. 5. Revisão e Validação: Uma vez desenvolvido o conteúdo, será submetido a uma revisão rigorosa por parte de uma equipe multidisciplinar para assegurar a acurácia, relevância e clareza das informações. Além disso, será realizada a validação para garantir que o manual atenda às necessidades operacionais e estratégicas da CCREC. 6. Implementação e Treinamento: Após a aprovação final, o manual será oficialmente implementado. Serão realizadas sessões de treinamento para assegurar a familiarização e a adoção efetiva das diretrizes pela equipe da Coordenação de Receitas. 7. Mecanismos de Feedback e Atualização Contínua: Estabelecimento de um sistema de feedback para coletar sugestões e comentários sobre o manual, permitindo atualizações regulares para manter o documento relevante e útil. Este projeto visa não apenas a atualização de um manual, mas a criação de um recurso vivo que evolui junto com as práticas, desafios e oportunidades enfrentadas pela Coordenação de Controle de Receitas, assegurando uma gestão eficaz, padronizada e transparente das receitas do Fermojupi. 

Fora do Escopo

 

Justificativa, Considerações e Observações

Justificativa

A necessidade de atualização e elaboração de uma nova edição do Manual de Atividades da Coordenação de Receitas do Fermojupi (CCREC) se justifica, sob diversos aspectos estratégicos e normativos, para a otimização de processos e alinhamento às diretrizes nacionais e institucionais vigentes. De início, é imperativo mencionar que esta iniciativa está alinhada aos atos normativos que regulamentam as atividades da Coordenação, o que exige a revisão periódica dos procedimentos para garantir a conformidade com as legislações e regulamentações atualizadas. Adicionalmente, a proposta deste projeto está relacionada com o cumprimento de metas nacionais estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), representando uma resposta institucional à necessidade de modernização e eficiência na gestão pública. A iniciativa também se insere como uma estratégia chave dentro do Plano de Gestão do Tribunal, visando enfrentar macrodesafios identificados, tais como Macrodesafio 1 (Aperfeiçoamento da Gestão Orçamentária e Financeira), Macrodesafio 3 (Agilidade e Produtividade na Prestação Jurisdicional), Macrodesafio 8 (Promoção da Sustentabilidade, Inclusão e Acessibilidade) e o Macrodesafio 9 (Aperfeiçoamento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária). A necessidade fundamentada da unidade para a atualização do Manual se evidencia pela dinâmica de mudanças nas operações, tecnologias, métodos, procedimentos e na legislação que impactam diretamente as atividades da Coordenação de Controle de Receitas. Para além da revisão e adequação a novos parâmetros, o presente projeto propõe a atualização e ampliação na estrutura e abordagem padronizada no controle de receitas no setor, já delineados na 1ª edição do manual, buscando por maior eficiência, responsabilidade (objetiva e subjetiva), controle, transparência, prestação de contas, retificação e uniformidade nas operações diárias da CCREC. Portanto, edição revisada e ampliada do Manual de Atividades da CCREC se faz essencial para a padronização, atualização e disseminação de práticas eficientes, além de ser ferramenta vital para o treinamento e capacitação contínua dos colaboradores, assegurando que a coordenação permaneça na vanguarda das melhores práticas de gestão de receitas no âmbito público. 

Considerações

 

Observações

 

Tarefas

Verificação e enumeração das atividades que não constam na 1ª edição;

Prazo: 15/02/2024
a
19/02/2024
Iniciada: 15/02/2024 Finalizada: 19/02/2024 Finalizada
100%

Demarcação de informações desatualizadas e/ou não utilizáveis;

Prazo: 19/02/2024
a
21/02/2024
Iniciada: 19/02/2024 Finalizada: 19/02/2024 Finalizada
100%

Distribuição das atividades a serem desenvolvidas bem como de sugestões entre os membros da equipe para posterior análise.

Prazo: 21/02/2024
a
23/02/2024
Iniciada: 20/02/2024 Finalizada: 23/02/2024 Finalizada
100%

Realização de inserção de tópicos com informações/atividades complementares à 1 edição;

Prazo: 23/02/2024
a
08/03/2024
Iniciada: 23/02/2024 Finalizada: 06/03/2024 Finalizada
100%

Revisão ortográfica do texto e realização da formatação .

Prazo: 08/03/2024
a
22/03/2024
Iniciada: 06/03/2024 Finalizada: 22/03/2024 Finalizada
100%

Edição da formatação utilizada no novo manual.

Prazo: 22/03/2024
a
12/04/2024
Iniciada: 22/03/2024 Finalizada: 12/04/2024 Finalizada
100%

Encaminhar versão final da segunda edição do manual à Superintendente para apresentação e posterior impressão

Prazo: 15/04/2024
a
16/04/2024
Iniciada: 12/04/2024 Finalizada: 12/04/2024 Finalizada
100%

Disponibilização do manual para os integrantes da unidade na versão física e virtual

Prazo: 17/04/2024
a
19/04/2024
Iniciada: 15/04/2024 Finalizada: 17/04/2024 Finalizada
100%

Alinhamento

Planejamento(s)

Macrodesafio(s)

Iniciativa(s)

Estratégia

Estratégico

não 

Priorização

15 

Dificuldade

 

Investimento

 

Elucidação

 

Prazo Imposto

 

Explicação do Prazo

 

Determinação Legal

 

Descrição da Determinação Legal

 

Riscos

Orçamento

Entrega Recurso UNID. QTDE Valor (R$) Total (R$)
CUSTO DO PROJETO R$ 0,00
RESERVA DE CONTINGÊNCIA (RESPOSTA AO RISCO) R$ 0,00
TOTAL DO PROJETO R$ 0,00