Projeto Institucional #502

Criação da minuta normativa para a criação da SDD.

Criação da minuta normativa para criação da equipe responsável pelo escopo da SDD.

Criação da minuta normativa para criação da equipe responsável pelo ajuste de fluxo no PJe.

Criação da minuta normativa para criação da equipe responsável pelas padronizações de movimentação no PJe.

Designação do Presidente da equipe de ajuste de fluxo do PJe.

Equipe de fluxo atuará com vistas a ajustar o fluxo do PJe de 1º grau, a fim de aumentar a eficiência, diminuir erros e buscar padronização nas tarefas de secretaria.

Designação do Presidente da equipe de Padronização de movimentação.

A Equipe de Padronização mapeará as movimentações mais usuais nos processos eletrônicos e buscará identificar como padronizar essas movimentações.

A Equipe de Padronização será responsável pela elaboração do manual de rotinas e procedimentos padronizados das secretarias. Ademais, recomenda-se a utilização de mecanismos adicionais de governança para facilitar a assimilação por parte dos servidores, tais como videoaulas, fluxogramas, tutoriais, entre outros.

Designação do Presidente da equipe de Treinamento.

A Equipe de Treinamento será responsável por disseminar todas as alterações nos fluxos e as padronizações estabelecidas aos servidores de primeiro grau, com o objetivo de aprimorar a tramitação processual no TJPI. Os treinamentos deverão ser cuidadosamente organizados e monitorados pela equipe, garantindo a participação de um número adequado de servidores, de modo a não comprometer a assimilação das mudanças.

Designação do Presidente da Equipe de Escopo da SDD.

A equipe será responsável pelo mapeamento, análise e definição do modelo de atuação da SDD, por meio do estudo de casos de sucesso e da devida adaptação à realidade processual do TJPI. No âmbito do projeto (SEI nº xxx), foi sugerida uma divisão por competência, contudo, essa estrutura poderá ser ajustada após uma análise aprofundada da equipe. O aspecto fundamental dessa iniciativa é a criação de uma estrutura organizacional que permita a designação de gestores responsáveis por cada equipe, de modo a viabilizar uma supervisão mais eficiente e a maximização da produtividade dos servidores.

Designação do Presidente da equipe de tecnologia de apoio exclusivo à SDD.

Torna-se imprescindível a criação de uma equipe de apoio exclusivo à SDD, dedicada ao mapeamento de dados e informações no sistema PJe, com o objetivo de identificar gargalos operacionais, processos sem tramitação adequada, tarefas com inconsistências, entre outros pontos críticos. Atuando sob uma perspectiva administrativa, essa equipe será responsável por diagnosticar as principais necessidades de melhoria no fluxo processual do TJPI, prevenindo congestionamentos e a estagnação de processos. Além disso, caberá à equipe fornecer aos gestores da SDD diretrizes sobre a alocação estratégica de esforços, de modo a mensurar o desempenho e alcançar as metas estabelecidas pelo TJPI e pelo CNJ.

Designação do Presidente da equipe de demandas complexas da SDD.

Foi identificada a necessidade de instituir uma equipe especializada para o tratamento de demandas consideradas complexas, seja devido ao tempo elevado de execução, seja em razão da complexidade inerente às tarefas. A criação dessa equipe é essencial para permitir que os demais servidores do TJPI concentrem-se em atividades de menor complexidade e maior celeridade, promovendo, assim, um aumento na produtividade por meio da otimização dos fluxos de trabalho.

A Secretaria Digital Descentralizada (SDD) será instituída sob a gestão de um(a) Secretário(a), subordinado(a) ao Corregedor-Geral de Justiça.

Esse(a) Secretário(a) contará com Gestores distribuídos conforme a estrutura definida pela equipe de escopo, além de um gestor responsável pela equipe de demandas complexas e outro dedicado à gestão de dados e informações da SDD.

A composição da equipe da SDD será formada por servidores do quadro efetivo do Poder Judiciário, independentemente de sua lotação originária. Esses servidores atuarão em diversos processos, não se restringindo à comarca de origem, conforme as necessidades do TJPI e em observância às padronizações estabelecidas.

Recomenda-se, sempre que viável, a implementação de uma sede física para a SDD, combinada com uma equipe atuando em regime de teletrabalho. Essa estratégia visa otimizar recursos sem comprometer a supervisão e a efetividade proporcionadas pelo trabalho presencial. Para viabilizar essa estrutura, o Presidente do TJPI, em conjunto com o Corregedor, avaliará mecanismos de incentivo aos servidores que optarem por integrar a SDD, tais como: teletrabalho, mudança extraordinária de lotação para a capital por período determinado, concessão de GCET, folgas, entre outras medidas.

Ademais, ressalta-se que os servidores da SDD que não estiverem alocados na equipe de demandas complexas desempenharão tarefas de menor complexidade e maior agilidade, devendo, portanto, cumprir metas mais elevadas em comparação aos servidores que não integram a Secretaria Digital Descentralizada.