Public Projeto Institucional #502

Identificação

Nome

SECRETARIA DIGITAL DESCENTRALIZADA (SDD) 

Número do Processo SEI

25.0.000012961-8 

Unidade Gestora

SLC 

Unidade Executante

SLC 

Clientes

Público interno: servidores e magistrados, principalmente daquelas varas que possuem sobrecarga de trabalho; Público externo: advogados e jurisdicionados. 

Objeto(s) (Produto(s) entregue ao final)

Criação da Secretaria Digital Descentralizada 

Status

Em andamento 

Público?

Sim 

Início

07/01/2025 

Fim

31/05/2025 

Objetivo(s)

Objetivo geral: Melhorar a eficiência, a produtividade e a qualidade dos serviços das secretarias judiciais das comarcas do interior do estado do Piauí, por meio da capacitação, padronização e descentralização das atividades administrativas, promovendo a celeridade processual e o cumprimento da missão institucional do Tribunal de Justiça do Piauí (TJPI). Objetivos Específicos: Permitir que servidores de diferentes comarcas, devidamente capacitados, realizem atividades de secretaria no PJe, otimizando o uso dos recursos humanos disponíveis e reduzindo os atrasos nas comarcas mais sobrecarregadas; Desenvolver programas de capacitação contínua para os servidores das secretarias judiciais, promovendo o aprimoramento técnico e operacional das equipes, com foco na utilização otimizada do sistema PJe e no cumprimento eficiente das determinações judiciais; Implementar e disseminar padrões e fluxos de trabalho uniformes para a execução das atividades administrativas nas secretarias, reduzindo inconsistências e aumentando a qualidade e previsibilidade dos serviços prestados; Formar equipes de apoio dedicadas ao tratamento de demandas específicas e mais complexas, garantindo maior eficiência na resolução de processos que demandam expertise diferenciada; Desenvolver mecanismos de análise contínua de indicadores de desempenho das secretarias judiciais, identificando gargalos e problemas, como processos parados ou com pendência de baixa processual, e promovendo ações corretivas de forma proativa. 

Escopo

Escopo

O escopo do projeto inclui a identificação, detalhamento e entrega de todas as atividades necessárias para descentralizar as ações das secretarias judiciais. Isso abrange a análise de processos, definição de padrões, capacitação dos servidores, implementação de sistemas de monitoramento e formação de equipes especializadas. Será essencial controlar o escopo para evitar atividades fora do objetivo do projeto. Ressalta-se que o aprofundamento do projeto consta no documento inicial elaborado pela equipe do projeto e presente neste SEI (Doc. SEI nº xxxxx) 

Fora do Escopo

 

Justificativa, Considerações e Observações

Justificativa

O Tribunal de Justiça do Estado do Piauí (TJPI) enfrenta desafios significativos na gestão das secretarias judiciais das comarcas do interior do estado, especialmente no que diz respeito à eficiência e celeridade da tramitação processual. Entre os principais gargalos identificados estão o alto volume de processos em determinadas comarcas, a deficiência no número de servidores, a falta de padronização nas atividades administrativas e índices de produtividade abaixo do esperado. Considerando que o sistema de tramitação utilizado pelo TJPI, o Processo Judicial Eletrônico (PJe), é unificado para todas as comarcas do estado, surge uma oportunidade estratégica de reestruturar a forma de execução das atividades de secretaria. 

Considerações

 

Observações

 

Tarefas

Criação da minuta normativa para a criação da SDD.

Prazo: 07/01/2025
a
15/01/2025
Não iniciada
0%

Criação da minuta normativa para criação da equipe responsável pelo escopo da SDD.

Prazo: 07/01/2025
a
15/01/2025
Não iniciada
0%

Criação da minuta normativa para criação da equipe responsável pelo ajuste de fluxo no PJe.

Prazo: 07/01/2025
a
15/01/2025
Não iniciada
0%

Criação da minuta normativa para criação da equipe responsável pelas padronizações de movimentação no PJe.

Prazo: 16/01/2025
a
31/01/2025
Não iniciada
0%

Designação do Presidente da equipe de ajuste de fluxo do PJe.

Prazo: 16/02/2025
a
28/02/2025
Não iniciada
0%

Equipe de fluxo atuará com vistas a ajustar o fluxo do PJe de 1º grau, a fim de aumentar a eficiência, diminuir erros e buscar padronização nas tarefas de secretaria.

Prazo: 28/02/2025
a
20/03/2025
Não iniciada
0%

Designação do Presidente da equipe de Padronização de movimentação.

Prazo: 20/03/2025
a
20/04/2025
Não iniciada
0%

A Equipe de Padronização mapeará as movimentações mais usuais nos processos eletrônicos e buscará identificar como padronizar essas movimentações.

Prazo: 20/03/2025
a
20/04/2025
Não iniciada
0%

A Equipe de Padronização será responsável pela elaboração do manual de rotinas e procedimentos padronizados das secretarias. Ademais, recomenda-se a utilização de mecanismos adicionais de governança para facilitar a assimilação por parte dos servidores, tais como videoaulas, fluxogramas, tutoriais, entre outros.

Prazo: 20/03/2025
a
20/04/2025
Não iniciada
0%

Designação do Presidente da equipe de Treinamento.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

A Equipe de Treinamento será responsável por disseminar todas as alterações nos fluxos e as padronizações estabelecidas aos servidores de primeiro grau, com o objetivo de aprimorar a tramitação processual no TJPI. Os treinamentos deverão ser cuidadosamente organizados e monitorados pela equipe, garantindo a participação de um número adequado de servidores, de modo a não comprometer a assimilação das mudanças.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

Designação do Presidente da Equipe de Escopo da SDD.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

A equipe será responsável pelo mapeamento, análise e definição do modelo de atuação da SDD, por meio do estudo de casos de sucesso e da devida adaptação à realidade processual do TJPI. No âmbito do projeto (SEI nº xxx), foi sugerida uma divisão por competência, contudo, essa estrutura poderá ser ajustada após uma análise aprofundada da equipe. O aspecto fundamental dessa iniciativa é a criação de uma estrutura organizacional que permita a designação de gestores responsáveis por cada equipe, de modo a viabilizar uma supervisão mais eficiente e a maximização da produtividade dos servidores.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

Designação do Presidente da equipe de tecnologia de apoio exclusivo à SDD.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

Torna-se imprescindível a criação de uma equipe de apoio exclusivo à SDD, dedicada ao mapeamento de dados e informações no sistema PJe, com o objetivo de identificar gargalos operacionais, processos sem tramitação adequada, tarefas com inconsistências, entre outros pontos críticos. Atuando sob uma perspectiva administrativa, essa equipe será responsável por diagnosticar as principais necessidades de melhoria no fluxo processual do TJPI, prevenindo congestionamentos e a estagnação de processos. Além disso, caberá à equipe fornecer aos gestores da SDD diretrizes sobre a alocação estratégica de esforços, de modo a mensurar o desempenho e alcançar as metas estabelecidas pelo TJPI e pelo CNJ.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

Designação do Presidente da equipe de demandas complexas da SDD.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

Foi identificada a necessidade de instituir uma equipe especializada para o tratamento de demandas consideradas complexas, seja devido ao tempo elevado de execução, seja em razão da complexidade inerente às tarefas. A criação dessa equipe é essencial para permitir que os demais servidores do TJPI concentrem-se em atividades de menor complexidade e maior celeridade, promovendo, assim, um aumento na produtividade por meio da otimização dos fluxos de trabalho.

Prazo: 20/04/2025
a
20/05/2025
Não iniciada
0%

A Secretaria Digital Descentralizada (SDD) será instituída sob a gestão de um(a) Secretário(a), subordinado(a) ao Corregedor-Geral de Justiça.

Esse(a) Secretário(a) contará com Gestores distribuídos conforme a estrutura definida pela equipe de escopo, além de um gestor responsável pela equipe de demandas complexas e outro dedicado à gestão de dados e informações da SDD.

A composição da equipe da SDD será formada por servidores do quadro efetivo do Poder Judiciário, independentemente de sua lotação originária. Esses servidores atuarão em diversos processos, não se restringindo à comarca de origem, conforme as necessidades do TJPI e em observância às padronizações estabelecidas.

Recomenda-se, sempre que viável, a implementação de uma sede física para a SDD, combinada com uma equipe atuando em regime de teletrabalho. Essa estratégia visa otimizar recursos sem comprometer a supervisão e a efetividade proporcionadas pelo trabalho presencial. Para viabilizar essa estrutura, o Presidente do TJPI, em conjunto com o Corregedor, avaliará mecanismos de incentivo aos servidores que optarem por integrar a SDD, tais como: teletrabalho, mudança extraordinária de lotação para a capital por período determinado, concessão de GCET, folgas, entre outras medidas.

Ademais, ressalta-se que os servidores da SDD que não estiverem alocados na equipe de demandas complexas desempenharão tarefas de menor complexidade e maior agilidade, devendo, portanto, cumprir metas mais elevadas em comparação aos servidores que não integram a Secretaria Digital Descentralizada.

Prazo: 20/05/2025
a
31/05/2025
Não iniciada
0%

Alinhamento

Planejamento(s)

#2. Planejamento Estratégico Institucional Ciclo 2021-2026
#9. Plano de Gestão 2025/2026 - Des. Aderson Antônio Brito Nogueira

Macrodesafio(s)

#9.81 Aperfeiçoamento da gestão administrativa e da governança judiciária
#9.75 Agilidade e produtividade na prestação jurisdicional
#9.74 Fortalecimento da relação institucional do judiciário com a sociedade
#9.73 Garantia dos direitos fundamentais
#2.18 Aperfeiçoamento da Gestão de Pessoas
#2.17 Aperfeiçoamento da Gestão Administrativa e da Governança Judiciária.
#2.11 Agilidade e Produtividade na Prestação Jurisdicional
#2.10 Fortalecimento da Relação Institucional do Judiciário com a Sociedade
#2.9 Garantia dos Direitos Fundamentais

Iniciativa(s)

Estratégia

Estratégico

sim 

Priorização

15 

Dificuldade

 

Investimento

 

Elucidação

 

Prazo Imposto

 

Explicação do Prazo

 

Determinação Legal

 

Descrição da Determinação Legal

 

Riscos

Orçamento

Entrega Recurso UNID. QTDE Valor (R$) Total (R$)
CUSTO DO PROJETO R$ 0,00
RESERVA DE CONTINGÊNCIA (RESPOSTA AO RISCO) R$ 0,00
TOTAL DO PROJETO R$ 0,00